プロジェクト成功・終了時に寄せ書きを作るメリット


そもそもプロジェクトの節目に寄せ書きを作ることには、どのようなメリットがあるのでしょうか? 寄せ書きのメリットとして、以下が挙げられます。
●仕事の切りかえを意識できる
●プロジェクト関係者に感謝を伝える機会ができる

寄せ書きのメリット1|仕事の切りかえを意識できる

プロジェクトをひとつ終了することには、とても大きなパワーが要りますよね。 期限やタスクに追われながら頑張ったにもかかわらず、チームがあっさりと解散してしまっては、味気ない印象を与えます。 プロジェクトの終了時に寄せ書きを作ることで、チーム全体が達成感を共有し、次の仕事へ切りかえることが可能です。 これまでのプロジェクトだけでなく、次回のプロジェクトに対しても前向きに取りくむきっかけにもなるでしょう。

寄せ書きのメリット2|プロジェクト関係者に感謝を伝える機会ができる

プロジェクトは、さまざまな人が関わることで成功へ導くことができます。 寄せ書きは、これまで関わってきた人たちに、感謝を伝える機会を作ることにもつながります。 チャット上で「ありがとう」と伝えるだけでは、日々の業務でメッセージが流れてしまったり、きちんと読んでもらえなかったりする可能性もありますよね。 しかし、寄せ書きというひとつの形でメッセージを集めると、落ちついたタイミングでじっくりと読んでもらいやすくなります。

寄せ書きのメリット3|どんなメンバーだったか振り返れる

大規模なプロジェクトだったり、プロジェクト終了から時間がたつと起きるのが記憶の風化。過去を懐かしんだり再結成しようにも誰がいたのか思い出せないということも起きます。そんな時に寄せ書きが作ってあれば、誰がいたのかやどんな雰囲気だったのかを思い出すきっかけにできるでしょう。


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プロジェクト成功・終了時に寄せ書きを作るときの注意点


プロジェクト終了時に寄せ書きをする際は、以下のポイントに着目して準備を進めましょう。
●寄せ書きを作成する期間や渡すタイミングを計画する
●寄せ書きを渡す形式を選ぶ
●忙しくても書き込みやすいサービスを選ぶ

寄せ書きの注意点1|作成期間や渡すタイミングを計画する

寄せ書き作成は、タイミングがとても重要です。 作成時期が早すぎると、プロジェクトの繁忙期と重なってしまいますし、タイムリーなメッセージを書くことができません。反対に遅すぎると、書きこみ人数をうまく集められないかもしれません。

そのため、プロジェクト終了のタイミングに合わせて逆算して、一週間程度の作成期間を設けられるとよいでしょう。 寄せ書き幹事や進行管理役を決めて、問いあわせ窓口をはっきりさせておくこともスムーズな作成に役立ちます。

寄せ書きの注意点2|寄せ書きを渡す形式を選ぶ

寄せ書きの形式は、主に「製本」「色紙」「PDF」「ウェブページ」の4通りがあります。 製本や色紙は、プロジェクトを形に残る思い出にしたいときにおすすめ。 また、PDFやウェブページは、メールやチャットで簡単に送信できるというメリットがあります。

また、下記でご紹介している「スゴヨセ」を使えば90日間URLで無料閲覧可能な上、製本やPDFなど残る形で保存したい方は自分で購入可能なため、購入したい人としたくない人がいる場合とてもおすすめです。

寄せ書きの注意点3|忙しくても書き込みやすいサービスを選ぶ

仕事仲間との寄せ書きは、手作りではなくオンライン上のサービスを活用した方が便利です。 プロジェクトが終盤に差しかかると、あわただしい雰囲気になることも多くありますよね。その際に、手渡しで色紙などを回すのは非効率かもしれません。 オンライン上で寄せ書きを作れるサービスなら、業務に支障をきたさず、短期間で高品質な寄せ書きを完成させることが可能です。

【↓オンライン上で寄せ書きを作るサービス】


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プロジェクト成功・終了時にチームに喜ばれる寄せ書きのコツ

プロジェクト終了にあたってメッセージを書く際は、以下の点を意識すると喜ばれる確率が高くなります。
●相手への感謝を述べる
●個人的な思い出・エピソードを加える
●相手のいい所を見つけて伝える
●未来への希望・野望を書く

寄せ書きのコツ1|相手への感謝を述べる

プロジェクト終了時は、感謝の言葉が欠かせません。 チームの成功をたたえ、相手の功績にも着目して「ありがとう」を伝えましょう。

寄せ書きのコツ2|個人的な思い出・エピソードを加える

「教えてもらったこと」「感動したこと」など、相手との個人的なエピソードを加えると、唯一無二のメッセージが完成します。 相手が寄せ書きを読みかえしたときに、思い出をふり返ることにも役立つでしょう。

寄せ書きのコツ3|相手のいい所を見つけて伝える

プロジェクトを通して、いくつか相手のいい所を見つけた人も多いのではないでしょうか。 自分の長所は、なかなか自分では気づけないものです。 プロジェクのなかで知った相手の「尊敬できる所」「見習いたいなと思った所」は、遠慮なく伝えるようにしましょう。

寄せ書きのコツ4|未来への希望・野望を書く

過去のことだけでなく、未来に向けたメッセージを書くと、ポジティブな印象の寄せ書きになります。 「いつかまた、いっしょにお仕事をしたいです!」など、前向きで明るいメッセージで締めくくるとよいでしょう。

【寄せ書き例文】プロジェクト成功・終了をお祝いするメッセージ

仕事のプロジェクトが成功・終了したときに使える寄せ書き例文をまとめました。ぜひ参考にしてみてください。


●この度は、弊社のプロジェクト「○○○」にご参加いただきありがとうございました!おかげさまで、目標に達することができました。またの機会にお声をかけさせてください!
●プロジェクトお疲れさまでした!○○さんはいつもこちらの要求に臨機応変に対応してくださり、何度も助けていただきました。ありがとうございます。
●○○さんと顔を合わせなくなるのはとてもさみしいです!次のチームでも頑張ってください。今までありがとうございました。
●これまで、プロジェクト「○○○」に多大なるご協力をいただき、ありがとうございました。おかげさまで、スムーズに進行することができました。感謝の気持ちでいっぱいです。
●お疲れさまでした!○○さんのすばらしいお仕事ぶりは、社内でもとても評判でした。今後ともよろしくお願いいたします。
●6カ月にわたってプロジェクト運営に携わってくださり、ありがとうございました。思い通りに進まないこともあるなか、この実績に到達できたのは○○様のおかげです。

メール送信も可能!プロジェクトチームに寄せ書きを贈るなら「スゴヨセ」がおすすめ


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仕事上の相手にメッセージを贈るなら、オンライン上で寄せ書きを作れる「スゴヨセ」が便利です。 プロジェクトの忙しい時期でも、専用のURLをクリックするだけで、簡単に高品質な寄せ書きを作成できます。

寄せ書きタイプは、以下の3種類。用途や予算に合わせて選んでみてください。
●製本(1,980円~)
●PDFデータ(550円~)
●ウェブページ(無料)※90日間閲覧

まとめ|プロジェクト終了時は寄せ書きでしっかりとお礼を伝えよう

ビジネスの節目で使える、寄せ書き作成の方法やコツを紹介してきました。 プロジェクト上で関わった相手とは、いつかまたお世話になるかもしれません。 ぜひこの機会に、感謝の気持ちやポジティブなメッセージを相手に伝えて、良好なコミュニケーションをとっていきましょう。

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この記事を書いた人

meechoo編集部
お祝いチーム

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