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作成:2023.04.19 更新:2023.04.19

退職者への送別寄せ書きもリモートで集める。便利なサービスはこれ

寄せ書きもリモートの時代！幹事が台紙を用意し、参加者ひとりひとりを回って集め作成していた寄せ書きもリモートで作成すれば楽にお洒落に作れます。今回は寄せ書きをリモートで作るメリットや、おすすめの寄せ書きタイミング、便利なサービスまで一気にご紹介。手書きの寄せ書き作成に苦労していた幹事さんに朗報です。ぜひご覧ください。

yosegaki

寄せ書きチーム

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CONTENTS 目次

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社内の寄せ書きをインターネットを使ってリモートで集めるメリット

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寄せ書きもリモートで集める時代

インターネットが発達し、オフィスへ出社する以外にも、自宅やカフェ、海外などからリモートで勤務ができるようになった現代。今まではアナログが主流だった寄せ書きもリモートで出来るようになりました！

社内の寄せ書きをインターネットを使ってリモートで集めるメリット

寄せ書きがインターネットを通してリモートで出来るようになるとどのようなメリットがあるのでしょうか。リモート勤務ではなく、出社勤務でも便利なメリットをご紹介していきます。

勤務場所に左右されない

たとえ出社勤務の会社であっても、外回り中、出張中、勤務オフィスが違う、など業務内容によって同じ会社に勤めていても一か所に集まることはなかなか難しいもの。インターネット環境さえあれば集められる寄せ書きなら、集めたい時に相手がどこで働いていても寄せ書きを集めることができます。

業務形態や時間に左右されない

手書きの寄せ書きの場合、幹事と記入者が同じタイミングで同じ場所にいないと集めることができませんでしたが、インターネットを通してリモートで集められる寄せ書きなら左右されません。とくに、海外との取引が多い会社や、コアタイムがないフレックス制、裁量労働制の場合などは勤務開始時間が人それぞれでなかなかそろいませんよね。リモートで集められる寄せ書きなら、記入ページを共有して各々のタイミングで記入できるので業務開始時間が正反対でも集めることが可能になるのです。

手書きのプレッシャーがない

手書きの文字が苦手な人は寄せ書きに苦手意識があります。でも、インターネットを通して集める寄せ書きなら、手書きで贈る必要がないのでストレスなく寄せ書きに参加することができます。

幹事の負担が大幅に減る

今までは寄せ書きを作るとなると、紙を買ってきて、デザインをして、ペンを用意して、参加者にアナウンスをして、参加者に来てもらったり参加者がいる場所を回ったりとただメッセージを集めるだけなのに幹事の負担が大きいイベントでした。

ですが、リモートの寄せ書きなら、元から用意されているデザインを選んで、メッセージを集めるページを共有するだけでメッセージを集めは完了するので、幹事が走り回る必要がなくなります。

時間が短縮できる

みんなが一斉に記入できるリモートの寄せ書きなら、幹事の負担だけでなく全体の負担も短縮できます。

リモートで寄せ書きを集めるタイミング

退職・定年退職

定番の寄せ書きを贈るタイミングです。特に定年退職など人生の節目になるようなタイミング。今後の人生が素晴らしいものになるよう願う寄せ書きを贈ると喜ばれます。

異動・昇進・海外赴任

完全なお別れではないけれど、節目となるタイミングです。これからも一緒に会社を支えていく仲間にエールを送る寄せ書きはいかがでしょうか。

研修・プロジェクト終了

長い期間をかけて行う研修や、プロジェクトが終了した後も振り返りや区切りとしての寄せ書き作成はおすすめです。あとで自分が誰と何を成し遂げたか振り返りることもできます。

サンクスカード

感謝を贈るサンクスカードも、インターネットで贈ることができる寄せ書きを使うのがおすすめです。一枚一枚パラパラと感謝のメモを渡されるよりまとめて贈った方が贈られる方も管理がしやすく読みやすいです。

自己紹介

新入社員や新しいチーム発足などお互いのことを知る必要があるタイミングで、自己紹介とメンバー一覧を兼ねた寄せ書きをもおすすめです。メッセージと一緒に写真を入れることができるサービスを使えば、顔と名前とちょっとした性格もわかるかもしれません。

製本して贈る場合は、贈る予定日より1週間～2週間早く手元に届くように注文すると安心です。システムトラブルや郵送事故、印刷不具合、寄せ書き内容に大きなミスを発見するなどが発生した場合、1週間以上ほどの余裕があればまだ挽回できる可能性があります。

製本するならページ数に注意

製本には最大ページ数が設定されています。最大ページの42ページ以上で作成して完成させてしまうと製本できません。42ページを超える場合は、分冊機能やメッセージの配置を調節してください。

PDFにするならデータ量に注意

料金が安いからすべてPDFに...としたいところですが、データ量によっては難しいこともあります。

特に、製本できるページ数(42ページ)を大幅にこえ、かつ、データ量の多い写真をたくさん入れた場合、編集ができなくなったり、PDFが正しく生成されなかったりする可能性も。

そんな時は、分冊機能を利用し、PDFを細かく分けながら作成していくと作成できます。PDFごとに料金が発生するため、2冊に分冊すればPDF２つ分、3冊に分冊すればPDF３つ分の料金となるので注意が必要です。

退職用の寄せ書きはリモートで便利に楽しく作る

いかがでしたでしょうか。寄せ書きの作成もリモートにすることで、幹事の負担を減らすだけでなく、お洒落に、参加しやすくなります。便利なサービスを使って、仲間の旅立ちを見送りましょう。

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