お見舞いメールを送るときのタイミングやマナー

じつは、お見舞いメールは必ずしも送らなければいけないものではありません。ケガの内容や病状がはっきりしないときは、送らないというのも賢明な判断です。 しかし、相手を気づかうメールは、お互いの関係性を良好に保つことにもつながります。お見舞いメールはタイミングやマナーを守って、相手の負担にならないように配慮しましょう。

お見舞いメールは昼の時間に送ると確認しやすい

お見舞いメールは、早朝や夜間よりも日中の明るい時間に送るようにします。入院の場合は、10:00~16:00頃がベストです。病院の就寝時間は早く設定されています。夜遅い時間は、相手の睡眠時間の邪魔になってしまう可能性があるので注意しましょう。

メールの件名には「お見舞い」の文字を入れてわかりやすくする

メーリングリストから一目見てお見舞いメールとわかるように、件名には「お見舞い」や「お見舞い申し上げます」などの言葉を入れます。お見舞いメールはすぐに開かなくても大丈夫なメールです。大事なメールと区別できるようにし、体調が悪い相手をわずらわせないようにすると、細かなところまで気の利いた印象になります。

お見舞いメールは「返信不要」だということを文末で伝える

体調不良の人がひとつずつメールを返さないといけないのは、かなりの気苦労です。そのため、メールの文末には「ご返信はお気遣いのないようお願いいたします」などの心づかいのフレーズを加えましょう。相手の健康を第一に考え、仕事の質問や確認はできるだけしないように気をつけます。

お見舞いメールで知っておくべき言葉づかい

お見舞いメールでもっとも注意したいのが、メッセージの内容です。
以下の点に注意して言葉を選ぶようにしましょう。
・忌み言葉を使わない
・むやみに詮索しない
・プレッシャーを与えない
・長文を送らない

お見舞いメールで気をつけるべき文章のコツ:忌み言葉を使わない

ケガや病気などの悪いことが起きたときには、繰りかえしを連想する重ね言葉や、症状が長びいたり悪くなったりするイメージの言葉を使わないようにします。

例えば、以下のような言葉はお見舞いメールで避けるようにしましょう。 「たびたび」「重なる」「ふたたび」「また」「四」「九」「追伸」「続く」

お見舞いメールで気をつけるべき文章のコツ:むやみに詮索しない

病気やケガをした原因や内容は、あまり人に公表したくないこともあります。本人が自分から話していない限り、むやみに詮索するのは控えましょう。また、病気のうわさは大きくなって事実と異なる情報が流れることもあります。推測で判断するのではなく、情報源の確かなことだけを頼りにメールの文章を作りましょう。

お見舞いメールで気をつけるべき文章のコツ:プレッシャーを与えない

お見舞いメールを送る相手は、「仕事を残してしまった」「同僚や取引先に迷惑をかけれている」など、ただでさえプレッシャーを感じています。また、ケガや病気の詳しい内容によっては、回復に時間のかかることもあります。
よかれと思って送ったメールが相手の負担になることもあるので、「一刻も早い回復を」「一日も早く退院」といった言葉は避けたほうが無難です。

お見舞いメールで気をつけるべき文章のコツ:長文を送らない

入院や療養中の相手は、体力がとても弱っていることがあります。メールを1つ見るのもひと苦労です。そのため、仕事内容の詳細を長文で送ることは控えておきましょう。相手の体を気づかうメッセージだけにし、メールの内容はなるべく簡潔にまとめるようにします。

お見舞いのメールで使える文章のテンプレートリスト

お見舞いメールには、ある程度の決まった形式や書き方があります。テンプレートを参考にすれば、手短かな文章ではっきりとお見舞いの気持ちが伝わります。相手の状況に合わせて、丁寧な言葉づかいを心がけましょう。

お見舞いメールのテンプレート1:会社の上司へ

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件名:
お見舞い申し上げます / ○○課・田中○美

本文:
△△様

○○課の田中です。

昨日、△△さんが入院されたとお聞きして、大変驚きました。
その後のお加減はいかがでしょうか。
心よりお見舞い申し上げます。
お体の回復を第一に、どうかお大事になさってください。

なお、ご返信はお気遣いないようお願いいたします。
取り急ぎメールにて、お見舞いを申し上げます。

(署名)
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お見舞いメールのテンプレート2:取引先の相手へ

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件名:
心よりお見舞い申し上げます / ○○課・田中○美

本文:
株式会社△△ △△部
△△様

平素は大変お世話になっております。
○○株式会社、○○課の田中○美です。

△△さんがご入院されたと聞き、大変驚いております。

その後のご病状はいかがでしょうか。
納品スケジュールなどご心配のことと存じますが、今はご自身のお体を第一に、ご静養に専念なさってください。

なお、ご返信はお気遣いのないようお願いいたします。
面会が可能であればお見舞いに伺いたく存じますが、まずは取り急ぎ、メールにてお見舞い申し上げます。

(署名)
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みんなの言葉を集めたいときはオンライン寄せ書きを活用

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上司や同僚の入院が長くなるときなどは、社内で寄せ書きをして温かいメッセージを送るのもおすすめです。

オンライン寄せ書きの「yosetti(ヨセッティ)」なら、社内の人とURLをシェアするだけでメッセージを書きこむことが可能です。すべてのメッセージが集まったら、出力方法を選択します。相手へのお届けは、「ウェブのURL」「PDF」「プリント」の3種類から選べて、シチュエーションに合った手段を見つけられます。

オンラインで書き込む寄せ書きなら、現在進行中の仕事の負担にならず、効率的にメッセージを集めることができます。カラフルなデザインで明るいメッセージを送ることで、入院生活でもどかしい思いをしている上司や同僚をはげます効果もばっちりです。

お見舞いや退院祝いにおすすめのギフト

上司や同僚の入院が長くなるときなどは、社内で寄せ書きをして温かいメッセージを送るのもおすすめです。

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まとめ:お見舞いメールは忌み言葉を避けて簡潔に!相手への負担が少ない文章にしよう

おもにビジネスの相手に向けたお見舞いメールのマナーや文例を紹介してきました。ケガや病気をした本人の負担にならないように、メッセージは丁寧に言葉を選ぶ必要があります。お見舞いメールの形式をチェックし、失礼のないように配慮しておきましょう。 相手が入院・療養生活に入るときは、仕事内容に関わる長い話は避け、まずは相手の回復を待つ心づかいが大切です。相手の状況に合った気の利いたメッセージを送れば、さらに深い信頼関係を築くこともできますよ。

この記事を書いた人

meechoo編集部
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「バースデーに+1のワクワクを」お届けしたい!読んでくださる方のお誕生日にまつわるさまざまな「+1」を発信するmeechoo編集部です。