退職するときに御礼の文章は必要?送る意味は?

同じ職場でこれまでに退職していった人たちが、退職時に手紙を送っていたら「自分が退職するときにも御礼の文章は送らないといけないのかな」と疑問に感じてしまうこともあると思います。改まった文章を送ることを恥ずかしく思ったり、そもそも普段から手紙を書く習慣がなく、必要なものなのかなと思っている人もいるでしょう。退職時の挨拶の意味を知れば、自分にとって必要かどうかがわかります。

退職するときに御礼の文章は必ず書かなくてはいけないというわけではない

退職時の御礼の文章は必ず書かなくてはいけないというものではないので、送っていなくても失礼なことをしたというわけではありません。特にお世話になった方や御礼を伝えたい人がいるというときに送ればよいです。

退職するときに御礼の文章を書くのは円満退職につなげるため

必ずしも必要なものではないのに送る人が多いのは、お世話になった方や一緒にがんばってきた仲間に感謝の気持ちを伝えたいというだけでなく、円満退職につなげるために効果的だからです。御礼の手紙をもらって悪い気持ちになる人はいませんし、これから別の会社で働くとしても何かしらつながりが残ることもあります。そのようなときに前の会社の人や取引先の人にとって去り際の印象が良いというのはとても重要です。

また、文章は後々に残ります。そのため、ただ感謝の気持ちを伝えればいいだけでなく、失礼のないようにマナーを守って書くことが大切です。

退職の挨拶の文章には返信しなくても失礼ではない

退職の挨拶の文章をもらっても、それに対して返信する必要はありません。特に数回しかあったことがないような人や、大きな会社で大勢に一斉送信で送られてきたような文章に対しては何もしなくても失礼ではありません。

個人宛てに送られてきた場合や、この人には返信したいと思ったときのみ返信すればよいものなので「御礼の文章を送ったのに返事がない」と気にしなくても大丈夫です。もし自分がもらったときに返信をするのであれば、退職の挨拶をしてもらった御礼と、これまでの御礼を簡潔に伝えるようにしましょう。

退職時の御礼の文章は手紙?メール?どちらがいいの?

退職の挨拶は手紙でもメールでも大丈夫です。最近は手軽さからメールで送る人が増えています。ここでは手紙とメールで送るときのメリットとデメリットを紹介します。

手紙がおすすめなのはこんなパターン

手紙はパソコンをあまり使用しない仕事をしている人に送るときにおすすめです。最近はほとんどの人がパソコンを使用していますが、会社によっては複数人で1台のパソコンを使用していたり、ほぼパソコンを使用しなかったりする人もいます。そのような人にはメールで送っても気付くまでに時間がかかってしまう可能性があるので手紙を送るのがおすすめです。また、老舗企業やより丁寧に挨拶をしたい人へは手紙の方が喜ばれます。

手紙で挨拶をするメリットとデメリット

手紙で挨拶をするメリットは心が伝わることです。手紙は自分のために時間を使って書いてくれたという特別感があります。感謝の気持ちがより深く伝わるというのがメリットです。

デメリットは、手書きは時間がかかってしまい、複数人に送ることが難しいというところです。

メールがおすすめなのはこんなパターン

メールがおすすめなのは、多くの人に退職の挨拶をする場合です。一斉送信でまとめて送ることができます。

メールで挨拶をするメリットとデメリット

メールで退職の挨拶を送るメリットは何と言ってもその手軽さです。メールなら文章を作ってすぐに相手に届けることができますし、相手が返信をしたいときにも手間がかかりません。相手に時間を取らせず簡素化した挨拶が可能になります。

デメリットは相手が見ているかわからないことです。相手の好きな時に開くことができるということはメリットである反面、開いてもらえないかもしれないというデメリットにもなります。

気持ちを伝えるプチギフトやオリジナルメッセージの工夫も

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こちらは可愛い焼き菓子がセットになったプチギフトです。お礼のメッセージ入りなので、そっと机においておくだけでも気持ちが伝わりそうですよね。

メッセージは変更することもできますよ。


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退職時のプチギフトとして大定番なのが、配りやすいこんなお菓子です。老舗がつくるマロンフィナンシェなら喜ばれること間違いなし!

個包装で渡しやすく、焼き菓子なので比較的日持ちもするのがポイントです。


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食べ物だと味の好みがバラバラだから配りにくいな……という場合には、入浴剤のギフトはいかがでしょうか?

レトロなパッケージが「なんか効きそう~」な気分にさせてくれますよね。30包入りだから、大人数の職場にも向いています。


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女性の多い職場にはNINA'Sのティーバッグギフトもおすすめです。かわいらしいピンクの小箱にマリアントワネットのイラストが入ったプチゴージャスなギフトは、

女性なら気分がアガること間違いなし!バラのフレグランス+リンゴのアロマのうっとりするような香りが自慢です。

退職時に御礼の文章を送るとき知っておきたいマナー

御礼の文章はただ送ればいいというわけではありません。失礼にならないように送る時期やマナーを知っておくことが大切です。

御礼の挨拶の文章を送る時期

退職の挨拶の文章を送る時期は、社内と社外で違います。社内の場合には、最後に出勤する日です。社外の場合には退職日の3〜4週間前が目安です。社外の場合には引き継ぎなどもあるので、ぎりぎりではなく、少し余裕を持って挨拶をする方がスムーズになります。

手紙で退職の文章を送るときのマナー

手紙で退職の挨拶をする場合には、まず便箋と封筒が必要です。シンプルで縦書きの物を使うのが一般的です。

メールで退職の文章を送るときのマナー

退職の挨拶の文章をメールで送るときには一斉送信でも問題ありません。ただそのときには「TO」「BCC」「CC」に注意しましょう。

TOは宛先のことです。メッセージを送りたい相手のアドレスを入れます。複数のアドレスを設定すれば、一斉に同じメールを送ることができます。

CCは、複写という意味です。TOに送りたい人のアドレスを入れ、CCには同じ内容を見ておいてほしい人のアドレスを入れます。退職の挨拶でCCを使うと失礼なので使わないようにしましょう。

BCCに入力されたアドレスは、TOやCC、他のBCCに入れたアドレスの人からは確認することができません。面識のない人を含めた複数人に一斉にメールを送るときや、個人のスマホやパソコンに送りたいときに使用すると便利です。

退職するときに送る御礼の文章の書き方と例文


退職のお礼の文章はめったに書くことがないので、いざ書こうと思っても何を書いたらいいのかわからないという人も多いでしょう。書く項目を抑えて、そこに自分の言葉を少し添えるだけで、御礼の文章は作れます。手紙でもメールでも書き方は同じです。

退職の御礼の文章に必要な項目

退職の文章には「拝啓+時候の挨拶」「退職することと御礼」「締めの挨拶+敬具」「後付け」を書きます。

時候の挨拶 例文

時候の挨拶は「拝啓 〇〇の候、ますますご健勝(ご清祥)のこととお喜び申し上げます。」というように書きます。〇〇には季節ごとに合う言葉が入ります。

「時下」という言葉を入れれば年中使える挨拶の文章になります。

春に使える時候の挨拶には、早春、春日、春風、陽春、麗春などがあります。

夏に使える時候の挨拶には、青葉、深緑、盛夏、猛暑、向暑などがあります。

秋に使える時候の挨拶には、初秋、爽秋、秋色、紅葉、秋晴れなどがあります。

冬に使える時候の挨拶には、向寒、寒冷、初冬、厳寒、新雪などがあります。

退職することと御礼 例文

この度、一身上の都合により◯月◯日で◼️◼️を退職することとなりました。在職中は格別のご懇情を賜り、厚く御礼を申し上げます。

◯月末を持ちまして◼️◼️を退職することとなりました。在職中は温かいお力添えをいただき大変感謝しております。

この度、◼️◼️を定年退職することとなりました。長きに渡りご指導、ご芳情いただいたこと、改めて御礼申し上げます。

締めの挨拶 例文

今後とも何卒変わらぬご支援賜りますよう宜しくお願い申し上げます。◯様のさらなるご活躍を御祈り申し上げます。 敬具

さらなる飛躍を目指して努力して参りますので、今後とも変わらぬお付き合いをよろしくお願いいたします。 敬具

今後とも変わらぬご厚誼を賜りますようどうぞよろしくお願い申し上げます。敬具

皆様の一層のご発展とご多祥をお祈り申し上げます。 敬具

後付け

後付けとは、日付け、自分の氏名のことです。

退職の挨拶の文章 まとめ

退職の挨拶の文章は、これまでの感謝を簡潔に伝えることが大切です。退職することの御礼を伝えた後、これまでの思い出やこれからの抱負を伝えるのもよいですね。円満退職になるよう、ぜひ感謝の気持ちを伝えてみてください。

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この記事を書いた人

meechoo編集部
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